[フリーランスの仕事術] スケジュールもToDoもGoogleカレンダーに全てまとめて効率アップ!

2016年09月30日
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9月も終わりますね。

月末はいつも忙しい

フリーランスなので依頼された仕事は全て1人でやっています。これまで外注したことは一度もありません。

そのため、自分で付加をかけて制作スピードを上げないと新たな依頼にお応えできなくなってしまいます。

私は新規制作案件は1ヶ月以内、既存クライアントからの更新依頼は依頼日を含めて3日以内で完了させるという基本ルールでやっています。

この対応スピードはお客様に喜ばれることが多く、ハブワークスの強みの一つだと思ってるのですが、なぜか新規制作案件の納期が集中しやすい月末になると、更新依頼や見積り依頼が増える。

でも忙しいからと、これらの依頼を翌月にまわしてしまうとなんだか気持ち悪い。せっかちなんです。

できるだけ今月中に終わらせてやる。

こういった、半分は自己満足的な理由により月末はいつもバタバタしています。

忙しい人は予定もToDoも全てGoogleカレンダーにまとめるといいよ。

抱えている仕事だけでなく、私用なことでも先延ばしにはしたくないという方にはGoogleカレンダーに予定もToDoも全て入力すると効率的です。

私はこのやり方をもう7年以上続けています。

Googleカレンダー

Googleカレンダーで一元管理するメリット

うっかり忘れを防げる

スケジュールは紙の手帳、ToDoリストはスマホのアプリなど分散させているケースもあると思いますが、一元管理したほうが間違いなくうっかり忘れを防げます。

その際のコツはToDo登録にGoogleカレンダーの「ToDoリスト」を使わないこと。

なぜなら、「ToDoリスト」を使うと予定と表示位置が分散してしまうから。

数日にわたって行うToDoの場合でも予定期間や繰り返し設定を使って登録してます。

繰り返し入力設定

また、今年ToDoリストに変わる機能として使えるようになった「リマインダー」も使いません。

「リマインダー」を使わずに「予定」として登録した場合でも通知機能は使えますしね。

例えば、明日行われる運動会の会場設営の手伝いが夕方に入っているのですが、予定の30分前にPCの画面にアラート表示させるように設定しています。これなら仕事に没頭していたとしても予定をすっぽかすことはありません。また、メールで通知を受け取ることも選択できるので、外出時でも大丈夫です。

googleカレンダー通知設定

「リマインダー」は予定と表示位置が同じですし、完了操作をしない限り翌日に繰り越されるため便利ですが、繰り越さないようにスケジュール管理するのが基本です。その癖付けが重要なんです。

他の機能との連動が便利

例えば、Gmailでフライト、コンサート、レストランの予約などの予定に関するメールを受信したとします。そうすると自動的にカレンダーに追加されます。

自分でわざわざ入力しなくても一元管理が強化されていきます。なんて賢いんでしょう。

また、個人的にはIFTTT(イフト)というWEBサービス同士を連携させることができるサービスを利用してFoursquareでのチェックイン履歴をGoogleカレンダーに自動入力しています。

if_03

そうすることで、「あの日は何をしていたっけ?」といった時に助かりますよ。

事実、この履歴を探偵のように辿って、何度かうろ覚えの記憶を呼び起こして助けられたことがあります。

ちなみに、WEBサービス同士の連携にはiOSアプリ「IF by IFTTT

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